Tietosuojaseloste

1  Rekisterin nimi
Kangasalan Hampaan potilasrekisteri

2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Kangasalan Hammaslääkärit Oy
Osoite: Artturintie 2, 36220 Kangasala
Puhelin: 03 377 0700
Email: info@kangasalanhammas.com
https://kangasalanhammas.com

3 Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö sekä tietosuojavastaava
Vastaava hammaslääkäri Mika Räsänen
Osoite: Artturintie 2, 36220 Kangasala
Puhelin: 03 377 0700
Email: mika.rasanen1@gmail.com

4 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista. Potilaan hoitoon liittyviä tietoja säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjoista antaman asetuksen mukaisesti 12 vuotta kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Potilastietoa koskevia lokitietoja säilytetään lakisäteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. potilaslaki 785/1992, potilasasiakirja-asetus 298/2009 ja toisiolaki 552/2019) sekä rekisteröidyn suostumukseen. 

Henkilötietoja voidaan käsitellä potilaan hoitamisessa, lainsäädäntöön perustuvissa käyttötarkoituksissa sekä potilaan suostumuksen mukaisissa käyttötarkoituksissa. 

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää potilaasta mm. seuraavanlaisia tietoja: 

– Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, asiointikieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut mahdolliset yhteystiedot.

– Lähiomainen, huoltaja, huollettava ja laillinen edustaja.

– Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamisessa tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot.

– Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, kuten hoitavan hammaslääkärin tai suuhygienistin kirjaukset. 

– Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet sekä tiedon siitä, saako samassa yksikössä toimivat asiantuntijat nähdä toisen hammaslääkärin tekemät potilastietomerkinnät hoidon kannalta tarpeellisin osin. 

– Työterveyshammashoitoon tulevan potilaan työnantaja.

– Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot 

– Potilasrekisterin osarekisterissä säilytetään mm: potilaan ajanvaraustiedot, potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät kuvantamiset sekä paperisia versioita potilaan esitietolomakkeista. 

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Kerättyjä henkilötietoja saadaan:
– asiakkailta itseltään, hänen huoltajaltaan, lailliselta edustajaltaan tai lähiomaiseltaan. 
– hoitohenkilökunnalta
– tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta
– Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista järjestelmistä.
– potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen Kanta-terveysarkiston kautta.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus. 

Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan suostumuksella. Hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, hoitopaikalle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti esimerkiksi kansallisen reseptikeskuksen tai Kanta-palvelun kautta. Rekisteröity voi nähdä ja hallinnoida tietojaan OMAKANTA -järjestelmän kautta.

Säännönmukaisia luovutuksensaajia ovat muun muassa seuraavat:
– Suostumuksella henkilötietoja käsittelevät Kangasalan Hampaan terveydenhuollon ammattilaiset.
– Terveydenhuollon viranomaiset, tuomioistuimet ja muut viranomaiset, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi.
– Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle.
– Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja tai potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. 

9  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10  Rekisterin suojauksen periaatteet

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä eikä niitä luovuteta sivullisille. Potilastietoja käytetään ainoastaan Kangasalan Hampaalla ja oikeudet tietojen käyttöön on annettu vain henkilöille, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käyttöä.  

A) Manuaalinen aineisto

Paperiset henkilötiedot säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. 

B) Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla ja niiden katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä. 

Tietoja käsitellään voimassa olevien lakien ja säädösten edellyttämällä tavalla. Kangasalan Hammas käyttää Entteri Oy:n tuottamaa AssisDent-ohjelmistopalvelua.

11 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Pyynnön tietojen tarkistamiseen voi tehdä vastaanotolla todistamalla henkilöllisyys.   

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötiedoissa olevan virheen oikaisemista. Oikaisupyyntö on yksilöitävä ja perusteltava mitä tietoa vaaditaan oikaistavaksi ja mikä on oikea tieto. Oikaisupyynnön voi tehdä vastaanotolla, jossa tarkastetaan oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys.

13 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus mm. saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tulla unohdetuksi sekä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietosuojalainsäädännön puitteissa.

15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

16 Muu informaatio
Tietosuojaseloste on nähtävillä yhtiön kotisivuilla ja Kangasalan Hampaan vastaanotolla.